Esta guía está escrita para el empresario que dirige una sociedad en marcha —con contabilidad, nóminas y proveedores— y que acaba de recibir una comunicación de inicio de actuaciones inspectoras: qué le pueden pedir, hasta dónde llega la comprobación y cuánto puede durar, antes de contestar nada. El procedimiento que se describe es el mismo para el autónomo en estimación directa; lo que cambia en la práctica es el volumen de documentación que hay que reunir y quién se sienta delante del actuario.
Es uno de los cuatro momentos del mismo camino y conviene no confundirlos. Si su sociedad está adscrita a una unidad de grandes empresas o forma parte de un grupo en consolidación fiscal, el procedimiento cambia lo suficiente como para tratarlo aparte: eso está en qué cambia en una inspección a grandes empresas. Si lo que tiene delante no es una inspección sino una liquidación o una sanción ya notificadas, lo que toca es la vía de revisión: cómo recurrir un requerimiento o una sanción. Y si la deuda ya está en vía ejecutiva, el momento es el de la providencia de apremio. Los cuatro cuelgan de la misma página: defensa ante inspecciones y procedimientos de Hacienda.
La comunicación de inicio no es un aviso: es el perímetro
El procedimiento inspector se inicia de oficio o, en el supuesto del art. 149, a petición del obligado que ya está siendo objeto de una comprobación de alcance parcial (art. 147.1 de la Ley 58/2003 (texto consolidado en el BOE, se abre en otra pestaña), General Tributaria); cuando se inicia de oficio, se hace mediante comunicación notificada al obligado tributario o por personación de la inspección sin comunicación previa (art. 177, apartados 1 y 2, del Real Decreto 1065/2007 (texto consolidado en el BOE, se abre en otra pestaña)). En ese primer escrito la Administración debe informar de la naturaleza y el alcance de las actuaciones y de los derechos y obligaciones que a usted le corresponden durante ellas (arts. 34.1.ñ y 147.2 LGT).
Por eso lo primero no es reunir papeles, sino leer tres datos: qué tributos abarca, qué periodos y si el alcance es general o parcial. De esos tres depende todo lo demás, incluida la respuesta a la pregunta que de verdad importa el primer día, que no es cuánto puede salir a pagar sino qué queda fuera.
Alcance general o parcial, y quince días para decidir
Las actuaciones son parciales cuando no afectan a la totalidad de los elementos de la obligación tributaria del periodo comprobado, y generales en el resto de los casos (art. 148.2 LGT). Un alcance parcial deja abierto lo que no mira, y por eso la ley permite pedir que se amplíe: cuando la comunicación de inicio fija un alcance parcial, el obligado puede solicitar en el plazo de quince días que las actuaciones pasen a tener carácter general respecto del tributo y periodo afectados. La Administración dispone entonces de seis meses para ampliarlo, y si no lo hace, las actuaciones parciales dejan de interrumpir la prescripción (art. 149 LGT).
No siempre conviene. Cerrar el periodo entero significa enseñarlo entero, y hay expedientes en los que lo último que interesa es abrir la puerta a lo que todavía no se ha mirado. Pero es una decisión que caduca en dos semanas y que casi nadie toma a tiempo, precisamente porque en esas dos primeras semanas la atención está puesta en juntar facturas.
¿Es su caso?
Cada situación tiene sus cifras y sus plazos. En una llamada de 30 minutos, sin coste y confidencial, le decimos si podemos ayudarle y cómo.
Hablar con el despachoDónde se desarrolla, en qué horario y con quién
Las actuaciones pueden desarrollarse en el domicilio fiscal del obligado o en el de su representante, en el lugar donde se realicen las actividades gravadas, allí donde exista alguna prueba al menos parcial del hecho imponible o en las oficinas de la Administración (art. 151.1 LGT). La inspección puede además personarse sin comunicación previa en empresas, oficinas, dependencias, instalaciones o almacenes (art. 151.2 LGT).
La contabilidad se examina donde está
Hay una regla que a una pyme le ahorra disgustos y que rara vez se invoca: los libros y demás documentación deben examinarse en el domicilio, local, despacho u oficina del obligado y en su presencia o en la de la persona que designe, salvo que consienta que se examinen en las oficinas públicas. La inspección sí puede analizar en las suyas las copias en cualquier soporte de esos libros y documentos (art. 151.3 LGT). Consentir que la contabilidad salga del despacho no es un trámite de cortesía, y no siempre es la mejor idea.
El horario y la entrada
El horario también está reglado: cuando las actuaciones se desarrollan en oficinas públicas rige la jornada de atención al público, y cuando se desarrollan en los locales del obligado se respeta la jornada laboral de la actividad, salvo acuerdo en otro sentido (art. 152 LGT).
Entrar es otra cosa distinta de comprobar. Para acceder a fincas, locales de negocio y demás establecimientos donde se desarrollen actividades gravadas hace falta acuerdo de la autoridad administrativa; si se trata del domicilio constitucionalmente protegido, se exige el consentimiento del obligado o autorización judicial (arts. 113 y 142.2 LGT). Desde la Ley 11/2021 (texto consolidado en el BOE, se abre en otra pestaña), la solicitud de autorización judicial debe estar debidamente justificada y motivar la finalidad, la necesidad y la proporcionalidad de la entrada; y para que solicitud y autorización puedan pedirse y concederse incluso antes del inicio formal del procedimiento, el acuerdo de entrada tiene que identificar al obligado y los conceptos y periodos que van a comprobarse, y aportarse al órgano judicial (art. 113 LGT).
Y las actuaciones se entienden con quien usted designe. El art. 46.1 LGT admite expresamente al asesor fiscal como representante, y para acreditar esa representación basta cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna o la comparecencia del interesado (art. 46.2 LGT). No hace falta nada más para que el interlocutor de la inspección no sea usted.
Qué le pueden pedir y en cuánto tiempo
El deber de colaboración es real y tiene nombre: el obligado tributario debe aportar a la Administración, o tener a su disposición, libros, registros, facturas, justificantes y cuantos documentos con trascendencia tributaria se le requieran (arts. 29.2.f y 142.3 LGT). Cuando lo solicitado no deba hallarse a disposición inmediata de la Administración, se concede con carácter general un plazo de diez días hábiles contados desde el día siguiente al de la notificación del requerimiento, y de cinco días hábiles para contestar a las reiteraciones de ese requerimiento (art. 171.3 del Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección, aprobado por el Real Decreto 1065/2007, en la redacción del Real Decreto 1070/2017).
Ese plazo se puede ampliar por la mitad, pero solo si la ampliación se pide antes de los tres días previos a su vencimiento (art. 91 del Real Decreto 1065/2007). Solicitarla el último día no sirve, y es uno de los errores que más veces se cometen.
Lo que no es una defensa es retener documentación. Negarse a aportar lo requerido no es el ejercicio de un derecho, sino la infracción de resistencia, obstrucción, excusa o negativa del art. 203 LGT. Si el obligado desarrolla actividad económica y lo que impide es la aportación o el examen de los libros de contabilidad, los registros fiscales, los ficheros y programas, o la entrada en fincas y locales, la multa es del 2 por ciento de la cifra de negocios sin necesidad de esperar a un tercer requerimiento, con un mínimo de 20.000 euros y un máximo de 600.000 (art. 203.6.b).1.º LGT). Si se trata de datos, documentos o justificantes concretos, la escala sube por requerimientos: 3.000 euros el primero, 15.000 el segundo y, en el tercero, la mitad del importe de las operaciones requeridas y no contestadas o, si ese importe no se conoce, el 1 por ciento de la cifra de negocios, con esos mismos límites de 20.000 y 600.000 euros (art. 203.6.b).2.º LGT). Cumplir del todo el requerimiento antes de que termine el procedimiento sancionador o, si es anterior, el trámite de audiencia de la inspección, deja la sanción en la mitad.
Cuánto hay que conservar
Se confunden tres plazos distintos y conviene separarlos.
- El derecho de la Administración a determinar la deuda mediante liquidación prescribe a los cuatro años (art. 66 LGT).
- El Código de Comercio obliga a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes durante seis años desde el último asiento (art. 30 del Código de Comercio), con independencia de aquella prescripción.
- El derecho a comprobar bases imponibles negativas prescribe a los diez años contados desde el fin del plazo de declaración del ejercicio en que se generaron (art. 66 bis LGT), y, transcurrido ese plazo, su acreditación exige exhibir la liquidación o autoliquidación y la contabilidad, acreditando además su depósito en el Registro Mercantil durante esos diez años (art. 26.5 de la Ley 27/2014 (texto consolidado en el BOE, se abre en otra pestaña), del Impuesto sobre Sociedades).
La consecuencia práctica para una pyme que arrastra pérdidas es que pueden pedirle papeles de un ejercicio mucho más antiguo que el que figura en la comunicación de inicio, y que eso no es un exceso.
El reloj: dieciocho meses, y qué pasa si se pasa
El procedimiento inspector tiene un plazo máximo de dieciocho meses con carácter general. Sube a veintisiete cuando la cifra anual de negocios del obligado obliga a auditar sus cuentas o cuando está integrado en un grupo sometido al régimen de consolidación fiscal o al régimen especial del grupo de entidades que esté siendo objeto de comprobación (art. 150.1 LGT). Para la mayoría de las pymes y para prácticamente todos los autónomos, el plazo son dieciocho meses.
Se cuenta desde la notificación de inicio hasta que se notifica el acto que pone fin al procedimiento (art. 150.2 LGT). Se suspende solo por causas tasadas, entre ellas la remisión del expediente al Ministerio Fiscal, el planteamiento de un conflicto ante las juntas arbitrales, la remisión a la Comisión consultiva y la fuerza mayor (art. 150.3 LGT). Y se extiende tres meses cuando el obligado manifiesta que no tiene o no va a aportar lo solicitado, o no lo aporta íntegramente en el plazo concedido en el tercer requerimiento, y lo aporta después, siempre que hayan transcurrido al menos nueve meses desde el inicio; la extensión es de seis meses cuando esa aportación se produce tras la formalización del acta y determina que se acuerden actuaciones complementarias, y también cuando, tras dejarse constancia de las circunstancias que llevan a aplicar la estimación indirecta, se aportan datos, documentos o pruebas relacionados con ellas (art. 150.5 LGT). Es el motivo por el que una entrega fuera de plazo, en ese punto del procedimiento, cuesta mucho más de lo que parece.
Hay además una facultad poco usada, y conviene saber lo que cuesta: antes de la apertura del trámite de audiencia usted puede solicitar uno o varios periodos en los que la inspección no efectuará actuaciones y en los que queda suspendido el plazo para atender los requerimientos, hasta un máximo de sesenta días naturales en todo el procedimiento; pero esos días extienden el plazo máximo de duración, y el órgano actuante puede denegar la solicitud sin que la denegación sea recurrible (art. 150.4 LGT).
Superar el plazo no produce la caducidad del procedimiento, y conviene saberlo antes de contar los días con esperanza. Lo que produce el exceso son tres efectos concretos: las actuaciones anteriores dejan de considerarse interruptivas de la prescripción, los ingresos realizados entre tanto pasan a tener carácter espontáneo y no se exigen intereses de demora por el tiempo transcurrido de más (art. 150.6 LGT).
El trámite de audiencia y el acta
Antes de firmar nada se pone el expediente de manifiesto y se abre un plazo para alegar de entre diez y quince días, en un trámite que regula el art. 96 del Real Decreto 1065/2007 y que en la inspección precede a la formalización del acta (art. 183 del mismo reglamento). Es el último momento en que se discute sobre el expediente completo sin que haya todavía una propuesta firmada, y por eso es donde más se decide.
El acta puede ser de tres clases: con acuerdo, de conformidad o de disconformidad (art. 154 LGT). No son tres actitudes, son tres cuentas.
- La conformidad reduce la sanción un 30 por ciento y el acta con acuerdo un 65 por ciento (art. 188.1 LGT). Sobre lo que queda tras la reducción por conformidad, ingresar el importe restante en periodo voluntario y no recurrir ni la liquidación ni la sanción descuenta otro 40 por ciento (art. 188.3 LGT); esa segunda reducción no se aplica a las sanciones que derivan de un acta con acuerdo.
- El acta con acuerdo no está al alcance de cualquier expediente: exige autorización del órgano competente para liquidar y la constitución previa de un depósito, un aval solidario de entidad de crédito o un certificado de seguro de caución (art. 155.3 LGT).
- A cambio de firmar, los hechos aceptados se presumen ciertos y solo pueden rectificarse probando que se incurrió en error de hecho (art. 144.2 LGT).
Firmada la conformidad, si en el plazo de un mes desde el día siguiente a la fecha del acta no se notifica otra cosa, se entiende dictada y notificada la liquidación conforme a la propuesta (art. 156.3 LGT). En disconformidad quedan quince días para formular alegaciones ante el órgano competente para liquidar (art. 157.3 LGT).
La regla que se deduce de todo esto es sencilla de enunciar y difícil de aplicar en caliente: cuando lo que se discute es un gasto sin justificante, firmar suele salir barato; cuando lo que se discute es una calificación jurídica o una valoración, firmar cierra la puerta por la que después habría que salir.
La sanción va por su cuenta y tiene otro reloj
El expediente sancionador se tramita en procedimiento separado del de inspección, salvo renuncia expresa del obligado (art. 208.1 LGT). No puede iniciarse una vez transcurridos seis meses desde que se notificó la liquidación (art. 209.2 LGT) y caduca si no se resuelve en seis meses desde su inicio (arts. 211.2 y 211.4 LGT). La diferencia con el procedimiento inspector importa: aquel no caduca aunque se pase de plazo, este sí. Son dos relojes y hay que mirar los dos.
La cuantía tampoco es menor. Dejar de ingresar la deuda que debiera resultar de una autoliquidación se sanciona con multa del 50 por ciento en la infracción leve, del 50 al 100 por ciento en la grave y del 100 al 150 por ciento en la muy grave (art. 191 LGT). La calificación depende del importe y de la conducta: es leve cuando la base de la sanción no supera los 3.000 euros o, superándolos, no hay ocultación; grave cuando pasa de 3.000 euros y hay ocultación; y muy grave cuando se emplean medios fraudulentos (arts. 191.2 a 191.4 LGT). Al margen de la cuantía, la infracción nunca es leve si se han utilizado facturas o justificantes falsos o falseados, si la llevanza incorrecta de los libros pesa más del 10 por ciento de la base de la sanción o si se han dejado de ingresar cantidades retenidas o ingresos a cuenta.
En el expediente sancionador rigen la presunción de inocencia y el derecho a no declarar contra uno mismo (art. 24.2 de la Constitución), que llegan a esta vía por la remisión del art. 178 LGT a los principios de la potestad sancionadora en materia administrativa y se traducen, en el plano legal, en el derecho reconocido por el art. 53.2.b) de la Ley 39/2015 a la presunción de no existencia de responsabilidad administrativa mientras no se demuestre lo contrario; el art. 208.3 LGT garantiza además el derecho a ser notificado de los hechos que se imputan y a formular alegaciones y utilizar los medios de defensa que resulten procedentes. Eso no dispensa del deber de colaborar durante la comprobación, y conviene entender por qué: los datos y las pruebas obtenidos en la inspección pueden incorporarse formalmente después al procedimiento sancionador (art. 210.2 LGT).
Lo que más veces se hace mal
Cinco cosas, y ninguna requiere conocimientos técnicos para evitarse.
- Contestar antes de leer el alcance. Lo que se declara y se consigna en los escritos se presume cierto para quien lo declara, y solo puede rectificarlo él mismo mediante prueba en contrario (art. 108.4 LGT). El listón más alto —probar que se incurrió en error de hecho— es el que rige después para los hechos aceptados en un acta (art. 144.2 LGT).
- Entregar más de lo pedido. Aportar de oficio ejercicios o tributos que no figuran en la comunicación de inicio no acredita buena fe: amplía el material sobre el que se puede trabajar.
- Dejar que la contabilidad se examine fuera del despacho sin necesidad, cuando el art. 151.3 LGT dice que se examina donde está.
- Tratar el trámite de audiencia como un formalismo. Es el único momento en que se ve el expediente entero sin propuesta firmada.
- Firmar en conformidad para quitárselo de encima. La reducción es un número; la presunción de certeza de los hechos aceptados también, y dura más.
Cómo se lleva un expediente así desde este despacho
Le representamos ante la Agencia Tributaria y ante los tribunales económico-administrativos, desde la contestación al primer requerimiento hasta la resolución del órgano que revise el asunto. La ley lo permite de forma expresa y no exige nada más que acreditar la representación (arts. 46.1 y 46.2 LGT). Cuando el asunto llega al recurso contencioso-administrativo la asistencia de abogado es preceptiva, y ante los órganos colegiados se exige además procurador (art. 23 de la Ley 29/1998 (texto consolidado en el BOE, se abre en otra pestaña)): ahí preparamos el expediente para quien lo lleve y seguimos como asesores fiscales del asunto.
Los asuntos los llevamos directamente, sin cadena de intermediarios, de modo que quien conoce su expediente es quien contesta el teléfono el día que llega la notificación. El detalle de las fases, de la vía de revisión y del límite exacto de lo que prestamos está en la página de defensa ante Hacienda, y la parte anterior del trabajo, la que se hace antes de que llegue ningún sobre, en planificación fiscal.
